Hieronder vind je de beschrijving van alle nieuwe en gewijzigde functionaliteiten in de RMTool versie 2025.2.0.0. Deze wijzigingen worden vaak door de gebruikers aangevraagd. 

Hoe de nieuwe en gewijzigde functionaliteit exact werkt, kunt u nalezen in de gebruikershandleidingen behorend bij deze release. De handleidingen kunt u vinden op het online Leerplatform (https://facultycampus.vhic.nl/). Bent u nog geen klant, dan kunnen we u de gebruikershandleiding bezorgen. U kunt die aanvragen via rmtool@vhic.nl (Nederland) of rmtool@antsolutions.be (België). Wij hebben voor nieuwe gebruikers een naam, organisatie en e-mailadres nodig om een account aan te maken.

Overzicht nieuwe functionaliteiten

Hieronder volgen de functionaliteiten die zijn toegevoegd in deze versie.

• Mogelijkheid om mappen en documenten te vergelijken op basis van metadata: Het is mogelijk om mappen en documenten te vergelijken met mappen en documenten uit een DMS waarvan de metadata werden geregistreerd in een Excelbestand. Voorbeeld hiervan is een SharePoint omgeving.
• Mogelijkheid om automatische mapping te maken voor DAV op basis van de kolomtitels in een Excel bestand: Wanneer het Excel bestand dat als metadatabron wordt gebruikt de juiste kolomtitels bevat kan met één druk op de knop een automatische mapping worden gemaakt.
• Nieuwe keuzeoptie om absoluut pad op te slaan in excel bij het registreren van metadata: Bij het registreren van metadata bij Pre-ingest, kan nu gekozen worden of het absoluut dan wel relatief pad wordt weergegeven in Excel.
• Aanmaken van snelkoppelingen bij verwijderen identieke mappen: Na het zoeken naar identieke mappen kan met de funtie mappen>snelkoppelingen>aanmaken gekozen worden welke mappen verwijderd moeten worden met het aanmaken van snelkoppelingen, verwijzend naar de overblijvende mappen, op de plaats van de verwijderde mappen.
• Opslaan als meerdere werkbladen: De resultaten van een zoekfunctie kunnen opgeslagen worden in een excel met meerdere werkbladen. Dit maakt het uitvoeren van bewerkingen in het bestand achteraf sneller.
• Mogelijkheid om in resultatenscherm jongste of oudste mappen en documenten te selecteren: Bij resultaten van zoekfuncties kan nu worden geopteerd om de jongste of oudste mappen of documenten te selecteren om daar in bulk een actie op uit te voeren.
• Aanmaken van E-ARK pakketten op basis van ToPX metadatabestanden: Het is nu mogelijk om niet alleen op basis van MDTO metadatabestanden maar ook op basis van ToPX metadatabestanden een of meerdere E-ark pakketten aan te maken. Deze kunnen onder andere worden gebruikt om een ingest te doen in het e-depot van DocByte.

Overzicht gewijzigde functionaliteiten

Hieronder volgen de bestaande functionaliteiten die zijn gewijzigd in deze versie op vraag van onze gebruikers:

• Aangeven details van corrupte formaten: Wanneer corrupte formaten worden aangetroffen worden daar meer technische details bij weergegeven
• Uitbreiding MDTO bestandscontrole: Bij het aanmaken van metadatabestanden kan worden gecontroleerd of alle verplichte elementen ingevuld zijn. In de optie Metadatamapping kan worden aangegeven of een MDTO element in de mapping leeg mag zijn of niet. Ook wordt gecontroleerd of de datumnotaties correct zijn.
• Extra filteropties bij aanmaken snelkoppelingen mappen en documenten: Wanneer men vanuit de functie Zoeken documenttypes identieke documenten wil verwijderen en hiervoor geautomatiseerd snelkoppelingen wil aanmaken, kan via een aantan filteropties worden gekozen voor specifieke reeksen mappen of documenten
• Velden voor lege cellen in de excel worden niet aangemaakt in de xml bij het aanmaken van MDTO bestanden: Wanneer een Excel metadatabron lege cellen bevat, worden hier geen lege velden voor aangemaakt in het MDTO .xml bestand.
• Weergave voortgang scan: In vorige versies werd niet altijd een voortgang van de scan gegeven, waarbij het moeilijk in te schatten was hoe lang een scan nog zou duren. Vanaf deze versie, wordt overal waar mogelijk een voortgang getoond.
• Toevoeging bij metadata invullen in submappen: Velden waarvan de waarde gekozen dient te worden uit een invoerlijst, kunnen ingevuld worden door rechts op de knop Selecteer waarden te drukken en de gewenste waarde(s) te selecteren: Bij het invullen van metadata bij mappen kunnen ook de metadata van submappen ingevuld worden. Vanaf deze versie kunnen waardes die uit een lijst gekozen dienen te worden, geselecteerd worden via de “selecteer waarden” knop.
• Geen schrijfrechten meer nodig voor het zoeken naar bijlagen in e-mails: Een MSG-bestand bestaat uit meerdere streams die moeten geopend worden. Dat gebeurde in lees- en schrijfmodus. Dit is nu beperkt tot leesmodus.
• Mogelijkheid bij het verwijderen van lege mappen te zien welke bovenliggende mappen verwijderd kunnen worden: Bij het verwijderen van lege mappen kan ook worden gekozen om bovenliggende mappen die na de actie leef worden, mee te verwijderen. Via een preview kan nu worden gezien welke mappen hiervoor in aanmerking komen.

Overzicht correcties

Hieronder volgt een overzicht van correcties die in de tool gemaakt zijn.

• Bij bestanden met een corrupte datum, stopt de actie registreren van Metadata. Dit is verholpen.
• Bij het registreren van metadata werden enkel mappen vermeld waarvoor eigen metadata is ingevuld of die metadata overgeërfd hadden. Dit is aangepast zodat alle mappen worden weergegeven.
• Bij het verwijderen van mappen uit een selectie wordt aangegeven dat hiermee de selectie wordt aangepast, en geen mappen van het systeem worden verwijderd
• Wanneer bij de functie Registreer mapinhoud wordt aangegeven niet dieper dan niveau 1 werden mappen op diepere niveau’s ook getoond. Dat is niet langer het geval.